ماده 1: تعریف جلسات عمومی

جلسات عمومی، جلساتی هستند که به صورت هفتگی و در روز عمومی گروه[1] برگزار شده و اعضای گروه موظف به شرکت در آن هستند.

ماده 2: اهداف کلی برگزاری

اهداف کلی برگزاری این جلسات عبارت‌اند از:

  • ارائه گزارش عملکرد تیم‌های کاری در هفته‌های گذشته و نیز برنامه‌های [نزدیک] و پیش‌رو؛

  • در جریان قرار گرفتن تیم‌ها و افراد از فعالیت‌های سایر تیم‌ها و افراد و افزایش امکان تشریک مساعی؛

  • طرح دغدغه‌ها و نکات مهم و همفکری در مورد آنها؛

ماده 3: برنامه جلسات عمومی

3-1. فعالیت‌های ثابت

3-1-1. گزارش فعالیت‌ها

یکی از فعالیت‌هایی که باید در تمامی جلسات عمومی انجام شود، ارائه گزارش فعالیت‌های هر بخش توسط مسئول آن بخش است. این گزارش باید با احتساب نکات زیر ارائه شود:

  • گزارش باید برای تمامی اعضای گروه و هماهنگی بین آن‌ها مفید باشد.

  • گزارش نباید بیش از حد [فایده] جزئی باشد.

  • بهتر است گزارش شرح ماوقع هفته[های] گذشته و یا برنامه برای هفته‌های آتی باشد.

در همین رابطه پیشنهاد می‌شود که اعضا، برای ارائه یا نمایش اطلاعات، از ظرفیت‌های ارائه (تلویزیون) بهره بگیرند.

3-1-2. بیان نکات ضروری

نکته: علاوه بر مسئولین بخش‌ها، هرکدام از اعضای گروه می‌توانند به فراخور شرایط، نکاتی را متذکر می‌شوند.

3-2. فعالیت‌های متغیر

ممکن است حسب ضرورت، مباحث دیگری نیز در این جلسات مطرح شوند که اهم آنها عبارتند از:

  • مباحث آموزشی: شرایطی که گروه نیاز به اموزش یک مفهوم یا ابزار خاص داشته باشند؛

  • ضرورت‌های همفکری: شرایط که نسبت به برخی مسائل نیاز به همفکری و مشارکت تمامی اعضای گروه وجود دارد.

ماده 4: آیین برگزاری جلسات

4-1. مسئول جلسات

مسئول برگزاری جلسات عمومی، مدیر داخلی گروه است.

4-2. اعلام برنامه

زمان، مکان و دستور کلی جلسات عمومی، هر پنجشنبه توسط مدیر داخلی اعلام خواهد شد.

نکته 1: زمان برگزاری این جلسات، تا اطلاع ثانوی ساعت 0815 الی 1000 روزهای شنبه می‌باشد.

نکته 2: مدیر داخلی موظف است جلسات عمومی را از طریق Google Calendar در برنامه اعضای گروه ثبت نماید.

4-3. مکان

مکان این جلسات، اتاق شفافیت است.

4-4. ضبط صوت جلسات

مدیر داخلی موظف است با استفاده از ویس رکوردر صوت جلسات را ضبط نماید. بدلیل اینکه برخی از مباحث مطروحه بسیار ارزشمند میباشد.

4-5. گزارش جلسه

تهیه گزارش جلسات عمومی بر عهده مدیر داخلی است. این گزارش‌ها در Google Drive در پوشه شفافیت برای ایران در پوشه عمومی آرشیو خواهند شد.

آدرس دائمی دسترسی به این پوشه: https://goo.gl/LNGvmm

4-6. اطلاع‌رسانی

پس از هر جلسه، مدیر داخلی باید نکات مهم جلسه را به خوبی اطلاع‌رسانی نماید.

ماده 5: نکات

  1. اگر همکار یا همکارانی نیاز به همفکری در مورد یک بحث، ارائه یک بحث و ... در جلسه عمومی دارند، نهایتا تا آخرین چهارشنبه قبل از جلسه عمومی، به مدیر داخلی مجموعه اطلاع دهند. در غیر اینصورت، فرصتی برای همکاران در جلسه عمومی در نظر گرفته نخواهد شد.

 


[1] روز عمومی، یک روز در هفته است که بنا است همه همکاران تلاش حداکثری برای حضور در آن روز داشته باشند.